Pełnomocnictwo do elektronicznego JEDZa

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy z 22.06.2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 1020), przepisy dotyczące elektronizacji, w odniesieniu do Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia, dalej JEDZ obowiązują od 18.04.2018 r. Oznacza to, że w postępowaniach o wartości przekraczającej kwoty, określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy pzp wykonawcy muszą składać JEDZ w postaci elektronicznej, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne. Podpis elektroniczny musi spełniać wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z 05.09.2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579). Podmioty takie są wpisane do rejestru Ministra ds. Informatyzacji, prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Lista podmiotów udostępniających usługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego dostępna jest na stronie www.nccert.pl (źródło: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/jednolity-europejski-dokument-zamowienia, Instrukcja składania JEDZ elektronicznie).

Jak już wiemy, w postępowaniach unijnych żaden cud się nie zdarzy i pełna elektronizacja nastąpi w dniu 18 października 2018 r. Dziś jednak wciąż mamy do czynienia z mieszaną formą w zamówieniach unijnych. Wielu wykonawców nie posiada podpisu elektronicznego wobec czego udziela pełnomocnictwa podmiotom, które go posiadają i w ten sposób „załatwiają” problem. Czy jednak na pewno ? Czy udzielenie pełnomocnictwa pisemnego do podpisania JEDZa, składanego następnie w formie elektronicznej, opatrzonego bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pełnomocnika to właściwa droga ? Otóż niestety nie…

Dlaczego pełnomocnictwo papierowe jest nieprawidłowe ?

Ano wszystko przez kodeks cywilny. Sytuacji, w której Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do podpisania JEDZa przepisy ustawy pzp nie regulują, wobec czego, na podstawie art. 14 ust. 1 pzp, zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu Cywilnego. Zgodnie z treścią art. 99 § 1 k.c. jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. W związku z tym, skoro dla JEDZa wymagana jest forma elektroniczna (JEDZ złożony w innej formie jest złożony nieprawidłowo, a skutki takiego złożenia są takie same, jak nie złożenia w ogóle), to pełnomocnictwo do złożenia JEDZa powinno być udzielone w tej samej formie.

Kodeksowa forma elektroniczna

Pojęcie formy elektronicznej czynności prawnej występuje w ustawie kc od 08.09.2016 r. Do jej zachowania jest potrzebne złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oznacza to, że dla złożenia JEDZa w formie elektronicznej wykonawca sam musi zaopatrzyć się w podpis elektroniczny, bo nawet jeśli upoważni osobę trzecią do złożenia tego dokumentu, to pełnomocnictwo do dokonania tej czynności prawnej musi być udzielone w tej samej formie, czyli elektronicznej.

Konkluzja

Pełnomocnictwo do złożenia elektronicznego Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia powinno być udzielone w takiej samej formie jak dokument, którego to pełnomocnictwo dotyczy, czyli w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma pisemna papierowa dla pełnomocnictwa do złożenia JEDZa jest nieprawidłowa.