W obecnych formularzach ogłoszeń unijnych, opartych o nowe dyrektywy unijne znajduje się limit znaków, co powoduje, że zamawiający często nie mogą zawrzeć w ogłoszeniu o zamówieniu wszystkich informacji jakie chcą w nim umieścić.

Zgodnie z art. 51 ust. 1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z 26.02.2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE, oraz z art. 71 ust. 1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z 26.02.2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/17/WE, Komisja Europejska ustanawia standardowe formularze ogłoszeń w drodze aktów wykonawczych. I tak, Komisja wydała Rozporządzenie Wykonawcze (UE) 2015/1986 z 11.11.2015 r. ustanawiające standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych i uchylające rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 842/2011, w którym określiła standardowe wzory ogłoszeń, używanych w postępowaniach o wartości równej lub powyżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp.

Zgodnie z ust. 3 załącznika VIII do Dyrektywy 2014/24/UE i ust. 3 załącznika IX do Dyrektywy 2014/25/UE „format i procedury elektronicznego przesyłania ogłoszeń, ustanowione przez Komisję, są dostępne pod adresem internetowym http://simap.europa.eu”. System, za pomocą którego przekazuje się Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia, zgodnie z formatem i procedurami elektronicznego przesyłania ogłoszeń w większości pól formularza ogranicza ilość wpisywanych znaków do 4 tys. Zamawiający, którzy literalnie czytają art. 41 p.z.p., a ponadto przyzwyczajeni byli do przepisywania treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia do starych formularzy ogłoszeń unijnych, odczuwają dziś dyskomfort, związany z niemożliwością pomieszczenia tekstu w polach formularzy. Miejsca jest dramatycznie mało, a dla zobrazowania ilości tekstu jaki można zawrzeć w 4 tysiącach znaków napiszę tylko, że od początku tego tekstu, do tego miejsca przeczytaliśmy już 2 tys. znaków ze spacjami (bo w ogłoszeniu spacja także jest liczona jako znak).

Zamawiający radzą sobie więc z tym „problemem” zasadniczo na 3 sposoby: 1) umieszczając informacje dotyczące podstaw wykluczenia i warunków udziału w postępowaniu w innych, nieprzeznaczonych do tego polach, 2) przesyłając niezwłocznie po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu jego sprostowania, który nie ma limitu znaków, i w którym umieszczają całą treść, która się nie zmieściła w ogłoszeniu pierwotnym, 3) umieszczając całą zamierzoną treść w ogłoszeniu o zamówieniu, pisząc każdy wyraz skrótowo, a spację zastępując kropką kończącą skróty wyrazów. Jeszcze jednym sposobem, zupełnie nieprawidłowym jest korzystanie ze starych formularzy ogłoszeń, zgodnych z starymi dyrektywami 🙂

Przyczyn dążenia umieszczenia całej niemalże treści siwz w ogłoszeniu o zamówieniu unijnym można upatrywać w wielu czynnikach. Po pierwsze, zamawiający nie znają treści dyrektyw UE i załączników do nich oraz nie posiadają wiedzy o tym, że państwa członkowskie UE obowiązuje prounijna interpretacja prawa, po drugie – zamawiający, piszą ogłoszenia „na pamięć”, nie dostrzegając zmiany brzmienia art. 41 pkt 7) p.z.p. i dodania punktu 7a). Powiedzmy sobie szczerze – nie bez winy są też kontrolujący, którzy wymuszają na beneficjentach środków unijnych, by dokumenty: siwz i ogłoszenie o zamówieniu, były tożsame w swej treści, co interpretują jako zawieranie w jednym i drugim dokumencie dokładnie tych samych opisów. Jest to podejście błędne.

Należy podkreślić, że żaden przepis ustawy pzp i dyrektyw UE nie nakazuje umieszczać w ogłoszeniu o zamówieniu unijnym całej treści siwz. Jest wręcz przeciwnie. W pkt 11 lit. c) Części C Załącznika V do Dyrektywy 2014/24/UE znajduje się zapis, że informacje, jakie należy zamieścić w ogłoszeniu o zamówieniu to: lista i krótki opis kryteriów dotyczących podmiotowej sytuacji wykonawców, które mogą prowadzić do ich wykluczenia, oraz kryteriów kwalifikacji; minimalne poziomy ewentualnie wymaganych standardów; wskazanie wymaganych informacji (oświadczenia własne, dokumentacja). Zapisowi temu odpowiada dzisiejsze brzmienie art. 41 pkt 7) i 7a) pzp, zgodnie z którym zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu musi umieścić już nie „warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków”, jak było przed nowelizacją z 22.06.2016 r., ale „warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia, a także wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia”.

Praktycy wskazują, że: „przyjmując punkt widzenia ustawodawcy unijnego, w ogłoszeniu należy zawrzeć jedynie krótki opis warunków udziału i podstaw wykluczenia oraz krótką listę wymaganych dokumentów” oraz że: „ogłoszenie o zamówieniu pełni funkcję „pierwszego dokumentu”, z jakim wykonawca zapoznaje się w postępowaniu. Ogłoszenie powinno zawierać skrótowo tylko najistotniejsze informacje. Jeśli one zainteresują wykonawcę, to szczegóły pozna z treści „dokumentów zamówienia”, którymi zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 13 Dyrektywy 2014/24/UE oprócz ogłoszenia, należy są w szczególności specyfikacje techniczne, dokument opisowy, proponowane warunki umowy, formaty przedstawiania dokumentów przez kandydatów i oferentów, informacje na temat mających ogólne zastosowanie obowiązków oraz wszelkie dokumenty dodatkowe, czyli przekładając to w dużym skrócie na wymogi krajowe – siwz” (zob. M. Kalmus, artykuł pt.: „Obowiązkowa zawartość ogłoszenia o zamówieniu w trybie „unijnym”, a limit znaków”, 16.03.2017 r., www.szukio.pl).

Opisywany problem jest szczególnie istotny z punktu widzenia możliwości nałożenia korekt w postępowaniach z dofinansowaniem ze środków UE. Jednakże w punkcie 6 zestawienia uwag z 06.12.2016 r. do procedowanego projektu rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów zmieniającego rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień (ogłoszonym w dniu 22.03.2017 r.) podniesiono między innymi: „nieuzasadnionym byłoby stosowanie korekt finansowych za niezamieszczenie w ogłoszeniu publikowanym w DUUE tzw. pełnej informacji o warunkach udziału w postępowaniu oraz o dokumentach potwierdzających spełnianie tych warunków, jeśli byłoby to spowodowane ograniczeniami technicznymi (limit znaków w formularzach ogłoszeń ustanowiony w systemie SIMAP). Należy przy tym zastrzec, że każdy tego typu przypadek należy oceniać indywidualnie, biorąc pod uwagę, czy łącznie spełnione zostały następujące okoliczności: w siwz zamieszczono wszelkie i wyczerpujące informacje o zamówieniu, w ogłoszeniu o zamówieniu publikowanym w DUUE udostępniono adres strony internetowej zapewniającej nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp do dokumentów zamówienia, w ogłoszeniu zamieszczono skróconą (ze względu na limit znaków) informację o warunkach udziału w postępowaniu oraz o wykazie oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, w zakresie zgodnym z dyrektywami Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24 (dyrektywa klasyczna) albo 2014/25 (dyrektywa sektorowa) oraz rozporządzeniem Komisji (UE) 2015/1986 (wymogi sekcji III w polach III.1 1) do III.1.3) formularza Ogłoszenie o zamówieniu)”. Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa uznała, iż spełnienie wymienionych wyżej warunków jest wystarczające, aby nie nakładać korekty finansowej z tytułu braku pełnej informacji w ogłoszeniu.

Kochani zamawiający, nie przepisujemy więc ustawy pzp, rozporządzeń, ani siwz do ogłoszenia o zamówieniu :-))))